Protección de datos personales
En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y a lo previsto en el numeral
3 y el parágrafo del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, con el objeto de informar a todas las personas cuyos datos personales se encuentran en nuestras bases de datos, y teniendo en cuenta la imposibilidad de solicitar autorización en forma individual, INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS., identificada con NIT:
1116241794-5 y con domicilio en Cali Colombia, informa que hace uso del mecanismo alternativo establecido en el citado numeral y manifiesta que los datos personales incluidos en sus bases de datos se han recopilado para el desarrollo de diversos procedimientos relacionados directamente con su objeto social.
Por esta razón, le informamos que, en cumplimiento de nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, los datos personales que usted suministre en virtud de las operaciones que solicite o celebre con INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS. serán tratados con seguridad dentro de los principios de protección definidos en la Ley 1581 de 2012. Los derechos que le asisten como titular de la información son: conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales; solicitar la prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso que se da a sus datos personales; presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas de datos personales; revocar la autorización otorgada y consultar de forma gratuita los datos personales previamente autorizados.
Los datos registrados en nuestras bases de datos son, entre otros: reseñas públicas, tales como nombre, identificación, dirección, teléfonos, correos electrónicos y fecha de nacimiento. En todo caso, en cualquier momento, el titular de la información podrá revocar su consentimiento y ejercer su derecho a la supresión de datos personales consagrado en la Ley 1581 de 2012.
Si usted desea consultar, actualizar y/o rectificar sus datos personales de nuestras bases de datos, agradecemos se comunique a la dirección Cra. 92 # 42-62, en la ciudad de Cali Valle, PBX (2) 3842947 o al correo electrónico asistencia.legal@ospinaperez.com.co Si decide no hacerlo, consideraremos autorizado el tratamiento de sus datos personales. Lo anterior, sin perjuicio del derecho que asiste al titular de información en cualquier tiempo de consultar, conocer, actualizar sus datos personales, o solicitar su supresión o rectificación.
Para más información por favor consulte la Política de Tratamiento de Datos Personales.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. INTRODUCCIÓN
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante “La Política”), contempla la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS, de sus clientes activos y potenciales, empleados, proveedores, contratistas y terceros, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad, protección e integridad de la información.
Esta Política se estructura siguiendo los mandatos del artículo 15 de la Constitución Política, las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios
1727 de 2009, 2952 de 2010 y el Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013, y las Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011.
INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS tendrá presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos y, por lo tanto, hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada dentro de su objeto social, respetando en todo caso las normas vigentes sobre la Protección de Datos Personales.
2. ALCANCE DE LA POLÍTICA
Se ha estructurado, considerando todos los procesos de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS, según su objeto social, con el propósito de que sea conocido, implementado y cumplido por sus directivos, empleados, contratistas y terceros, que deban realizar algún tratamiento de los datos personales recolectados por ella.
INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS incorporará y desarrollará acciones para la divulgación de los derechos de los titulares, así como para la capacitación, implementación, monitoreo y evaluación de los datos personales, que
incluye igualmente, atender a los procesos de atención a las solicitudes de los titulares.
INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS definirá cualquier acción relativa a la protección de datos personales y nombrará como responsable de la recolección, actualización y protección de los Datos Personales al Oficial de Cumplimiento.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN La Política está dirigida a:
Usuarios y potenciales usuarios que utilicen la página web https://ospinaperez.com.co y que de cualquier manera estén relacionados o involucrados en un trámite con INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS ya sea en forma presencial, telefónica o escrita, a sus empleados, candidatos y retirados, proveedores y en general, a cualquier persona cuyos Datos Personales estén siendo o vayan a ser tratados por INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS, incluso, mediante herramientas como web bugs, cookies, spiders, web crawlers y web beacons (los “Titulares”).
La Política tiene como propósito describir los mecanismos y procedimientos para proteger los derechos de los Titulares; identificar al área que atenderá las consultas, preguntas, reclamos y quejas, y, finalmente, describir las finalidades y los tipos de Tratamiento (según se define más adelante) a los cuales se someterán los Datos Personales.
Esta Política se aplicará a todo Tratamiento realizado dentro del territorio de la República de Colombia por INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS y, en lo que corresponda, con aquellos terceros con los que INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relacionada con el Tratamiento de Datos Personales respecto de los cuales INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS actúa como responsable (según se define más adelante).
La Política se aplicará a los terceros con quienes INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ
& ASOCIADOS eventualmente suscriba contratos de Transmisión, con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán, las finalidades a las cuales se deben someter y los estándares de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el Tratamiento por cuenta de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS.
4. DEFINICIONES
Las expresiones que estén entre paréntesis, subrayadas y escritas con mayúsculas iniciales en esta Política tendrán el significado que se les otorga antes de los paréntesis. Los términos no definidos tendrán el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable en Colombia les otorgue. A pesar de lo anterior, a continuación, se definen los términos más relevantes de esta Política:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Autorizado: Es INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS y todas las personas bajo la responsabilidad de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS que en virtud de la Autorización y de esta Política, tienen legitimidad para realizar el Tratamiento.
Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que es puesto a disposición del titular de datos personales, para el tratamiento de éstos, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso. INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS mantendrá de manera separada las Bases de Datos en las que tenga la calidad de Encargado, de aquellas en las que tenga la condición de responsable.
Cliente activo: Persona natural o jurídica que recibe los servicios de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS.
Cliente potencial: Persona natural o jurídica interesada en recibir los servicios de
INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS.
Dato Personal: Es información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como lo pueden ser datos de identificación (nombre, cédula, edad, género), de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), entre otros datos.
Dato Público: Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos
públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Sensibles: Es el Dato Personal que podría afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de posición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Legitimado: Son aquellas personas que pueden ejercer los derechos del Titular, tales como el mismo Titular, sus causahabientes, representantes, apoderados y aquellos que, por estipulación a favor de otro o para otro, estén acreditados, siempre que puedan acreditar su condición.
Ley: Es la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Sentencia C-748 de 2011, la jurisprudencia aplicable de la Corte Constitucional y la regulación expedida por el gobierno en relación con la materia.
Manual: Es el documento en el cual están consignados las políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de la Ley.
Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales. Para efectos del presente documento, el responsable del tratamiento será INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS.
Titular: Es la persona natural a quien se refieren los Datos Personales, cuya información podrá reposar en una Base de Datos y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la Compañía en virtud de un contrato laboral.
Transferencia: Es el Tratamiento que implica el envío de la información o de los Datos Personales a un receptor, que es Responsable y se podrá encontrar fuera o dentro del territorio de la República de Colombia. En la Transferencia el receptor actuará en calidad de responsable y no estará sujeto a los términos y condiciones de esta Política.
Transmisión: Es el Tratamiento que implica la comunicación de los Datos Personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia para que el Encargado realice el Tratamiento de tales Datos Personales por cuenta del responsable. En la Transmisión el receptor actuará en calidad de Encargado y se someterá a la Política o a los términos establecidos en el contrato de Transmisión correspondiente.
5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS incorpora en todas sus
actuaciones el respeto por la protección de datos personales y, por consiguiente, se regirá por los siguientes principios:
Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley.
Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
Tratamiento de Datos Sensibles y Diligencia: Los Datos Sensibles que se recolecten en las actividades de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS, deberán ser Tratados con diligencia para preservar su integridad, incluyendo acceso restringido y seguridad.
Temporalidad: INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS no usará los Datos Personales más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue divulgada al respectivo Titular. INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS también aplicará medidas tendientes a asegurar la supresión de los Datos Personales cuando estos dejen de cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados.
6. DATOS SENSIBLES
Los datos sensibles son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando: El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos
que, por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
6.1 Manejo de información sensible de empleados:
INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS tratará los datos personales sensibles de sus empleados para los exámenes médicos ocupacionales periódicos, de ingreso y de egreso. A cada empleado se le enviarán sus resultados y recomendaciones. En caso de seguimiento, estos exámenes serán almacenados en carpetas de SST para velar por su confidencialidad y protección.
INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS almacenará las historias clínicas ocupacionales de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015:
"Cuando la empresa cuente con un médico laboral en la organización, podrá gestionar toda la historia clínica de los trabajadores, en otro caso, los documentos que debe conservar la empresa son:
Comunicación de presentación de exámenes médicos (ingreso, periódicos, retiro) Certificado correspondiente a exámenes médicos periódicos
Certificado correspondiente a examen médico de ingreso Certificado correspondiente a examen médico de retiro Estudio de enfermedad profesional (cuando aplique)
Tiempo de retención recomendado: 20 años. Un año en el archivo de gestión y 19 años en el archivo central."
En todo caso INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS protegerá la información sensible de sus empleados de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Ley.
7. DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de Tratamiento por parte de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular, de acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y en
concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748 de 2011, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.
8. CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN Y DE BASES DE DATOS
Las bases de datos se clasifican de la siguiente manera:
Bases de datos con Información Sensible: Son bases de datos que contienen datos sensibles que pueden afectar la intimidad del Titular, tales como vinculación política, religiosa, orientación sexual, entre otros. INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ
& ASOCIADOS restringe el acceso a este tipo de información pudiendo ser conocido únicamente por un grupo autorizado de funcionarios, en caso de que se haga la recolección de esta información.
Bases de datos con Información Pública: Son las bases de datos que contienen datos públicos calificados como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y que no son calificados como datos semiprivados, privados o sensibles. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Personales que utilizamos: Para llevar a cabo las finalidades descritas en la presente Política, INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS utilizará los siguientes datos personales de los cuales el usuario y/o visitante, los trabajadores y proveedores son Titulares:
Trabajadores/Candidatos/Extrabajadores: Datos de contacto
Datos de identificación
Datos demográficos
Datos necesarios para cumplimiento de obligaciones legales
Datos sensibles
Datos de contenido socioeconómico Clientes/Usuarios de la página web: Datos de contacto
Datos de identificación
Credenciales de acceso a la página web
Proveedores/ Contratistas: Datos de contacto
Datos de identificación
Datos demográficos
Datos necesarios para cumplimiento de obligaciones legales
9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho será ejercido entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley
1581, como lo son: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Recibir información por parte de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o quien haga sus veces, quejas por infracciones a las normas que establecen y regulan la protección de datos personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio o quien haga sus veces, determinado que, en el Tratamiento, INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
|
Derecho
Descripción |
|
|
Actualización |
Actualizar los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS para mantener su integridad y veracidad. |
|
Conocimiento y Acceso |
Conocer y acceder a sus Datos Personales almacenados por INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS o los Encargados. Este acceso se permitirá de forma gratuita según solicitud al menos una vez al mes. |
|
Prueba |
Solicitar prueba de la Autorización otorgada a INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada con arreglo a lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 (artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015). |
|
Queja |
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley cuando se haya agotado el requisito de procedibilidad y acudir en primera instancia a INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS. |
|
Rectificación |
Rectificar la información y los Datos Personales que estén bajo el control de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS. |
|
Revocación |
Solicitar la revocatoria de la Autorización, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del Titular con INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS, según la cual el Titular no tenga el derecho de solicitar la supresión de sus Datos Personales. |
|
Solicitud |
Presentar solicitudes ante INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS o el Encargado respecto del uso que les han dado a sus Datos Personales. |
|
Supresión |
Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del Titular con INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & |
ASOCIADOS, según la cual el Titular no tenga el derecho de solicitar la supresión de sus Datos Personales.
10. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS podrá obtener la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales, mediante diferentes medios, entre ellos electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas, a través de las cuales se concluya sin lugar a dudas que de no haberse surtido la misma por parte del Titular o la persona legitimada para ello, los Datos Personales no se hubieran almacenado o recolectado en la Base de Datos. Dicha Autorización será solicitada por INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS de manera previa al Tratamiento de los Datos Personales, en el cual informará al titular de los datos, lo siguiente:
a) El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
b) Los derechos que le asisten como Titular.
c) Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamo.
No se necesita la autorización del Titular para el Tratamiento cuando se trate de: Información requerida por una entidad pública, administrativa o judicial en ejercicio
de sus funciones.
a) Datos de naturaleza pública.
b) Casos de urgencia médica o sanitaria.
c) El Tratamiento de datos se realice para fines históricos, estadísticos o científicos.
d) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS conservará copia y prueba del cumplimiento del deber de información, así como del cumplimiento del deber de solicitar la autorización del Titular.
Al cumplir el deber de información, INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS informará de modo expreso a los Titulares que sus derechos son:
a) Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b) Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento.
c) Derecho a solicitar información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
d) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y
Comercio.
e) Derecho a revocar la autorización otorgada o la supresión de los datos.
11. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Los Datos Personales Tratados por INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS deberán someterse únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean aceptadas por los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales. Asimismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales en virtud de la Ley, contrato u otro documento vinculante, realizarán el Tratamiento de acuerdo con los siguientes parámetros:
11.1 Datos Personales relacionados con la gestión del recurso humano:
a) INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS tratará los datos personales de sus empleados, contratistas y de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.
b) INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS informará, de manera anticipada, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. Una vez finalice el proceso de selección.
c) INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS informará el resultado negativo y mantendrá reservados los datos personales de los interesados, salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el titular del dato no sea seleccionado.
d) La información obtenida por INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas psicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.
e) Cuando INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS serán almacenados en la
carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.
f) La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en
las vacantes de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
g) INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Recursos Humanos y con la finalidad de administrar la relación contractual entre INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS y el empleado.
h) El uso diferente de los datos e información personal de los empleados sólo procederá por orden de autoridad competente, o por solicitud expresa del empleado, siempre que en ella radique tal facultad.
i) Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.
j) INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.
k) En los contratos laborales, INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, transferir en momentos futuros, datos personales del titular, para efectos tales como las cotizaciones y pagos al sistema de seguridad social, parafiscales, etc. Es un deber de los empleados y colaboradores de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ
& ASOCIADOS conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.
11.2. Tratamiento de datos personales de Accionistas:
Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren a tener la condición de accionista de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS, es reservada dado que está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de
reserva por disposición legal. INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.
11.3. Tratamiento de datos personales de Proveedores:
a) INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS sólo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
b) INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS recolectará de sus proveedores, los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.
c) Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.
d) INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamenta la solicitud de acceso a los mismos.
11.4. Tratamiento de datos personales en procesos de contratación:
a) Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta norma, así como las medidas de seguridad que le indique INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS según el tipo de dato de carácter personal tratado.
b) INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.
11.5. Tratamiento de datos personales de la comunidad y clientes:
a) La recolección de datos de personas que INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ
& ASOCIADOS trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma y estará orientada a promover los bienes y servicios de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS, así como para realizar campañas de responsabilidad social.
b) Para el efecto, previamente INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos.
c) En cuanto a los clientes, además de tener como finalidad la promoción y
comercialización de los bienes y servicios de la compañía, el tratamiento se realizará fundamentalmente para realizar todos los trámites necesarios para la compraventa de las viviendas y los procesos derivados de dicho negocio conforme se describe en el manual de tratamiento de datos.
11.6. Tratamiento de datos personales usuarios página web:
a) Confirmar y actualizar información e identidad. b) Establecer y gestionar una relación contractual.
c) Contactarlo para fines comerciales, de mercadeo y de gestión de la relación contractual, a través de cualquier medio.
d) Realizar encuestas de satisfacción y calidad.
e) Verificar y gestionar el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, incluido el control y la prevención del fraude y de lavado de activos.
f) Tratar, consultar, obtener, recolectar, almacenar, analizar, usar o circular la información personal y comercial que repose por concepto de aportes obligatorios y/o voluntarios en salud, pensión y cesantías de las entidades de seguridad social, fondos de pensiones obligatorias o voluntarias o cesantías y/o cualquier entidad similar en que se encuentre afiliado el Titular; centrales de información de la Asociación Bancaria de Colombia, tales como Tras Unión o Data crédito y/o de cualquier fuente y base de datos similar que
permita conocer la información y referencias relativas a los documento de identidad y/o al N.I.T. de la empresa o Compañía que representan las personas naturales, de manera previa, expresa e informada, sin derecho a compensación alguna, en caso de ser aplicable. Lo anterior, con la finalidad de hacer un estudio de crédito sobre el riesgo de contraparte que exista al interior de INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS.
12. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS, SOLICITUDES Y RECLAMOS INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS garantizará el derecho de acceso,
consulta y reclamos, previa acreditación de la identidad del titular o causahabiente, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales, utilizando medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
Para el efecto, INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS habilitará uno o varios medios para que los Titulares, sus herederos o representantes, verifiquen la existencia de información personal que se encuentre registrada en sus bases de datos, consulten el Tratamiento que se le ha dado a dicha información, conozcan las finalidades que justifican este Tratamiento y soliciten la actualización, rectificación o supresión de estos datos personales. La información se deberá proporcionar en su integridad y se debe conservar prueba de la atención efectiva a la consulta o reclamo.
Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibido. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Las personas a las que se les podrá suministrar la información son:
a) Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.
Todos los reclamos deberán ser atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible atender el reclamo en el término indicado, se informarán los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se dará respuesta. En todo caso, la nueva fecha no puede ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término de quince (15) días hábiles iniciales. Previo a dar trámite a cualquier reclamo, se debe verificar la identidad del reclamante, quien debe ser el Titular, su causahabiente o su representante.
Si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el reclamo.
Un reclamo completo debe contener, por lo menos:
a) Identificación del Titular y del reclamante (en caso de que no sea el mismo
Titular).
b) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. c) Dirección física o electrónica de notificación.
d) Documentos y anexos que se pretendan hacer valer en el curso del reclamo. e) Petición u objeto del reclamo.
Si se presenta una reclamación, pero la misma está incompleta, es decir, si le hacen falta elementos esenciales para darle el debido trámite, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se deberá solicitar al interesado para que subsane la reclamación.
Si transcurren dos (2) meses sin que el reclamante subsane la reclamación, se entenderá que ha desistido de la misma.
Si se recibe un reclamo, pero no se tiene la competencia para resolverlo, se deberá enviar el mismo a quien corresponda en un término no mayor a dos (2) días hábiles y se informará al interesado de dicha situación. Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:
a) Sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos.
b) Conservar los datos es imprescindible para salvaguardar los intereses del
Titular o el interés público.
c) La supresión dificulta o entorpece el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.
Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado informe con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de datos personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo, etc. La revocatoria de la autorización es total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas.
El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
b) Han dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
d) La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el responsable del tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
INMOBILIARIA OSPINA PÉREZ & ASOCIADOS pone a disposición de los ti